Seguramente en más de una ocasión has tenido la sensación de que sin importar cuántas actividades realizaste o estás haciendo todo el día, el tiempo no te alcanza, o bien, has tenido algún día en el que sientes que trabajaste sin parar y te da la impresión de que prácticamente no hiciste o concretaste nada y piensas: “¡No me alcanza el tiempo!”
Horas disponibles por cada día
Piensa en una persona que admires en la cuestión de productividad, puede ser una persona conocida o una figura pública. Bien, ya tienes el nombre de esa persona… quiero hacerte una pregunta:
¿Cuántas horas tiene el día de esa persona?… ¡Correcto! Tiene 24 horas. Las mismas 24 horas que tiene tu día y el mío y el de cualquier persona que habita en el mundo.
Lo primero que me gustaría que hagas es… abre tu agenda… ¿De qué te das cuenta?
Probablemente no llenas tu agenda de la forma más conveniente o peor aún… tal vez ni siquiera usas una agenda.
La falta de una agenda estructurada contribuye notablemente a experimentar una sensación de saturación, estrés y falta de productividad con relación a los objetivos y pendientes que tienes en el día a día. Existe una gran diferencia entre observar una larga lista de tus pendientes sin ninguna categorización a tener esos mismos pendientes asignados con fecha y hora en tu agenda.
Bueno, empecemos por ver la situación como es y no peor de lo que es: Afortunadamente en la actualidad podemos llevar la agenda de distintas formas, desde la tradicional agenda en papel hasta las agendas digitales que resultan flexibles. Tal vez te preguntes : “¿Cuál es la mejor opción como agenda? ¿La agenda en papel o la agenda digital?” … La respuesta es: la que resulte más conveniente para ti.
Una de las principales ventajas de usar la agenda de tu teléfono móvil sincronizada con tu calendario de computadora es que usual y literalmente la traes a la mano.
Ahora bien, ¿Por dónde empezar a usar la agenda?
Una vez que ya decidiste qué agenda utilizarás piensa y anota tus objetivos, sí, en plural, considera incluir tus objetivos a corto, mediano y a largo plazo; ya que la agenda funciona tanto para temas de trabajo como para organizar mejor tu vida personal. Por ejemplo, vamos a pensar que tienes un objetivo en lo profesional y otro en cuanto a la parte de llevar una vida saludable. En ese caso puedes iniciar con anotar en tu agenda qué días y a qué hora vas a hacer ejercicio, ya sea que se trate de ir al gimnasio, salir a correr al parque u otra opción que tu decidas.
Después puedes continuar por anotar en tu agenda actividades importantes y fijas. Por ejemplo, si de manera semanal tienes juntas y la elaboración de algunos reportes en específico, con anticipación puedes anotarlos en tu agenda. En el caso de las juntas para que no se te olviden o que no se crucen otros compromisos, y en el caso de los reportes para que en la medida de lo posible los puedas realizar con el tiempo adecuado para trabajar tranquilo y sin interrupciones.
Es importante que asignes de manera realista el tiempo necesario para cada actividad que vas anotando en tu agenda, tomando en cuenta el tiempo de traslado cuando se requiera que te muevas a otro lugar.
Cuando adquieras un compromiso con otra persona, de ser posible, anótalo de inmediato en tu agenda para que no se olvide y no corras el riesgo de posteriormente aceptar compromisos e invitaciones en espacios que ya tenías ocupados anteriormente.
Cuando te soliciten una reunión o te hagan una invitación acostumbra invariablemente revisar tu agenda antes de aceptar.
Tu agenda como enfoque, no como base rígida
Recuerda que el uso de la agenda te ayudará en primer lugar, a ver los pendientes en su justa proporción, es decir, verlos como son y no peor de lo que son. Cuidarás el enfoque en cuanto a la importancia de las actividades, evitando postergar las acciones que contribuyen a avanzar hacia tus objetivos. También te ayudará a tener un mejor manejo del estrés al ver con suficiente claridad los pendientes que tienes y, de acuerdo con sus características asignarles un orden de prioridad con lo cual vas a sentir mayor organización y estructura.
Para que te funcione mejor, recuerda que la agenda no es rígida, sino flexible. Esto no quiere decir que al ser flexible pierda orden o estructura, sino que la vas a adaptar cuando surjan imprevistos o cambios de planes que por su relevancia requieran modificar el orden original de prioridades. En esos casos cambias las actividades del plan original y les asignas una nueva fecha y horario.
Para concluir, quiero compartirte una frase de … que se relaciona con lo que abordamos:
“Puedo recuperar espacio. Tiempo, nunca”
Napoleón Bonaparte
